De gouden regels voor een succesvolle Office 365 adoptie

De gouden regels

De gouden regels voor een succesvolle Office 365 adoptie

Hoe maakt u van de introductie van Office 365 een succes? Gebruikersadoptie is hierbij het sleutelwoord! Zorg ervoor dat er tijdig een gedegen adoptieplan klaar ligt over hoe u uw medewerkers enthousiasmeert over de nieuwe Office 365 omgeving.

Over het algemeen houden medewerkers niet van verandering en zitten ze niet te wachten op een nieuwe manier van werken. Hoe zorgt u ervoor dat u deze weerstand weg neemt en dat de gebruikersadoptie van Office 365 een succes wordt? Wij kunnen u helpen om een strategie te bepalen en van het gebruik van Office 365 een succes te maken.

De gouden regels die de adoptie van Office 365 tot een succes maken:

  • Begin meteen!
    Neem met de start van Office 365 ook direct de adoptie mee. Wacht niet tot na de lancering, maar maak meteen een plan wat u wilt bereiken met Office 365. Welke app’s gaan er gebruikt worden? En hoe gaat u de medewerkers enthousiast maken voor het gebruik van Office 365?

    Let op: Zorg dat het geen ‘IT-verhaal’ is, maar gedragen door de organisatie. Betrek het management en alle lagen en onderdelen van de organisatie erbij.
     
  • Begin met het laaghangende fruit
    Wat zijn de problemen in de organisatie die u met Office 365 gemakkelijk kunt oplossen? Liefst punten die heel zichtbaar zijn voor de gebruikers. Pak die snel op, dan heeft de organisatie er direct voordeel van én ervaren de medewerkers ook meteen het nut van Office 365.
     
  • Regel een aantrekkelijke lancering
    Lanceer Office 365 met fanfare: communiceer via verschillende kanalen over de nieuwe mogelijkheden, wees extra zichtbaar als Office 365 team, en organiseer een evenement. Geef de mensen een positieve ervaring die ze bij blijft: informatief, overtuigend, maar ook gewoon leuk.
     
  • Communiceer de voordelen voor de gebruikers
    De medewerkers moeten natuurlijk weten dat Office 365 beschikbaar is, maar vooral ook wat zij er zelf aan hebben. Leg uit en laat zien hoe Office 365 het werk gemakkelijker en prettiger maakt. Bijvoorbeeld, gemakkelijk overleggen op afstand met Skype voor Bedrijven, eenvoudig informatie delen of snel samenwerken met Teams.
     
  • Zorg voor goede ondersteuning
    De medewerkers moeten weten welke onderdelen ze waar voor kunnen gebruiken en hoe ze het moeten gebruiken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Bied korte trainingen aan in de vorm van workshops. Zorg er daarbij ook voor dat de medewerkers snel en eenvoudig hulp kunnen krijgen bij vragen over het gebruik van Office 365.
     
  • Meet de adoptievoortgang
    Peil regelmatig de mening van de medewerkers en ‘meet’ ook het gebruik van Office 365. Doe dit regelmatig en stuur bij met extra ondersteuning als dit nodig is.
     
  • Volg de ontwikkeling van Office 365
    In Office 365 komen regelmatig nieuwe functies beschikbaar en bestaande onderdelen kunnen veranderen. Blijf in de gaten houden of de nieuwe functies aan de medewerkers beschikbaar gesteld kunnen worden. Introduceer de nieuwe functies eerst bij een selecte groep en daarna bij de rest van de gebruikers.
     
  • Ga door!
    Uw organisatie ontwikkelt zich, Office 365 ontwikkelt zich, dus uw adoptieplan moet ook doorgroeien. Organiseer regelmatig een campagne om de gebruikers een onderbenut onderdeel, nieuwe functionaliteit of een nieuw business-scenario te laten omarmen. Het uitbreiden van kennis en het delen van ervaringen blijven een belangrijk uitgangspunt bij de continue adoptie van Office 365.

Heeft u vragen of wilt u meer weten over de adoptie van Office 365?

U kunt gerust contact met ons opnemen. Wij helpen u graag een strategie te bepalen en van het gebruik van Office 365 een succes te maken.