Lerio verzorgt Office 365 cursussen voor ROC Friese Poort

Slimmer digitaal samenwerken met behulp van Office 365

Slimmer digitaal samenwerken met behulp van Office 365

Om slimmer digitaal samen te kunnen werken, te communiceren en kennis te delen verzorgt Lerio voor het ROC Friese Poort sinds september 2017 diverse workshops op het gebied van Microsoft Office 365. ROC Friese Poort is een organisatie die regulier mbo-onderwijs voor jongeren en volwassenenonderwijs biedt in Noord Nederland. Tessa Koster (Beleidsondersteuner professionalisering en HRM bij ROC Friese Poort) vertelt dat de stap naar Microsoft Office 365 is gemaakt dankzij Outlook.

“Begin 2017 hebben wij de overstap van Novell Groupwise naar Outlook gemaakt. Met de komst van Outlook is ook Office 365 aangeschaft. Eerst is hier niet veel aandacht aan besteed, want er is eerst grootschalig ingezet op het overstappen naar Outlook. Echter besefte de organisatie al gauw dat Microsoft Office 365 kansen bood. Daarom is besloten om organisatie breed over te gaan op het digitaal samenwerken met behulp van Microsoft Office 365”.

Trainingsprogramma in nauw overleg afgestemd

Tessa Koster werkt als beleidsondersteuner binnen de dienst HRM aan- en voor het interne ‘opleidingsorgaan’ Friese Poort Academie. Tessa houdt zich bezig met het coördineren van het scholingsaanbod van de Friese Poort Academie en adviseert medewerkers/leidinggevenden ten aanzien van scholingsvragen. De keus om voor Lerio te kiezen voor het verzorgen van Microsoft Office 365 workshops was niet geheel onverwacht, vertelt Tessa. “Lerio heeft jaren geleden trainingen voor een nieuw digitaal post archiveringssysteem verzorgd. Andere gevraagde partijen konden met dit project niet uit de voeten, máár Lerio wel. Het werd uiteindelijk een maatwerktraject waar wij erg tevreden over waren. We hadden dan ook het volste vertrouwen in Lerio voor wat betreft het opleidingstraject Office 365”. Het gehele trainingsprogramma voor de medewerkers van het ROC Friese Poort is in nauw overleg met de trainers van Lerio, de Friese Poort Academie (Tessa Koster en Betty de Jong), projectleider Office 365 (Monica van Heerde) en de interne trainers afgestemd.

Intensieve workshops

Inmiddels hebben een 60-tal onderwijsteams en diverse ondersteunende teams van ROC Friese Poort deelgenomen aan de intensieve workshops getiteld ‘OneDrive, Mail & Agenda’ en ‘Samenwerken binnen je team.’ Volgens Tessa hebben deze twee workshops de basis gelegd om goed om te kunnen gaan met Office 365. “Het waren korte, intensieve workshops van één dagdeel waarbij de applicaties zijn geïntroduceerd. Een ‘knoppencursus’ met als doel de medewerkers bewust te maken van de mogelijkheden binnen Office 365 en na te denken over ‘andere’ wegen”. Zo zouden medewerkers bijvoorbeeld minder moeten gaan mailen en meer documenten delen in de Cloud. “Dankzij deze workshops is de eerste stap naar digitaal werken gezet”, noemt Tessa.

Tijdens de workshops ‘OneDrive & Mail’ zijn onderwerpen als e-mail instellingen, mappen maken en delen in OneDrive en beveiliging & privacy groepen behandeld. De workshop ‘Samenwerken binnen je team’ was een vervolg op de workshop ‘OneDrive & Mail’. Deze workshop richtte zich op de mogelijkheden van de app Teams, met de focus op samenwerken binnen het eigen team. “Alle medewerkers van ROC Friese Poort hebben dezelfde workshop gevolgd, maar elk team heeft wel haar eigen invalshoek. Het is dan ook de bedoeling dat elk team zelf met de opgedane kennis aan de slag gaat en bekijkt hoe zij Microsoft Office 365 het beste kunnen toepassen, afgestemd op hun werkzaamheden”, aldus Tessa. Bij specifieke vragen wordt er nog een folluw-up met interne trainers georganiseerd, aangezien dit niet van te voren in een trainingsprogramma kan worden mee genomen.

Evaluatieportaal geeft inzicht

Na elke workshop zijn de medewerkers gevraagd een digitaal evaluatieformulier in te vullen. Lerio heeft voor ROC Friese Poort een evaluatieportaal gemaakt, waar de resultaten van de workshops op elk gewenst moment bekeken kunnen worden. Tessa geeft aan altijd zorgvuldig de evaluaties te hebben bekeken. Edwin Hoogesteger, Sales Manager van Lerio, hield de evaluaties ook nauwkeurig in de gaten. “Als Edwin een opvallende evaluatie zag, gaf hij dit altijd direct bij mij aan. We konden dan samen de vervolgstappen bespreken”. Uit de evaluaties is gebleken dat de medewerkers tevreden zijn over de workshops. Veel van de workshops worden beoordeeld met minimaal een acht. “De workshops hebben zeker voldaan aan onze verwachtingen. Waar het nodig was, is tijdig bijgestuurd. We zijn dan ook zeer te spreken over de flexibiliteit van Lerio”, vertelt Tessa enthousiast. “Dankzij Office 365 kan er nu gemakkelijker online worden samengewerkt en zijn onze medewerkers flexibeler. Ook draagt de overstap naar Office 365 bij aan het terugdringen van allerlei verschillende ‘kleine’ systemen en tools. Het principe van ‘zoveel mogelijk op één plek in één uniform systeem wordt ook als zeer positief gezien”.

Digitaal onderwijs

Binnenkort krijgen de teams van ROC Friese Poort gelegenheid om ook de vervolgworkshops ‘OneNote in Teams’ en ‘Samenwerken met Studenten’ te volgen. Tijdens de workshop ‘OneNote in Teams’ leren de medewerkers op een efficiënte manier werken met OneNote in samenwerking met Teams. De workshop ‘Samenwerken met Studenten’ richt zicht op het digitale onderwijs, waarbij steeds meer digitaal wordt samengewerkt met studenten. “Studenten zijn gewend aan de digitale wereld en het is dan ook belangrijk om mee te gaan in deze ontwikkeling. Een aantal teams werken momenteel al via Office 365 samen met de studenten; dit zijn de early adapters. Het is uiteraard de bedoeling dat in de toekomst iedereen via Office 365 gaat samenwerken, maar dit kost tijd. Het is tenslotte een complexe verandering.”

ROC Friese Poort zeer tevreden!

Tessa omschrijft de samenwerking met Lerio als ‘zeer positief’. “Ik had altijd rechtstreeks contact met Edwin Hoogesteger en dit was zeer prettig. De lijnen waren kort en er werd altijd snel gehandeld. Edwin is zéér klantvriendelijk en werkt zorgvuldig. Mocht er in de toekomst een nieuwe opleidingsvraag ontstaan dan zullen wij zeker Lerio opnieuw benaderen”.

Wilt u ook slimmer werken met behulp van Office 365?

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

V.l.n.r. Monica van Heerde (projectleidster), Tessa Koster (Friese Poort Academie) en Betty de Jong (Friese Poort Academie)
V.l.n.r. Monica van Heerde (projectleidster), Tessa Koster (Friese Poort Academie) en Betty de Jong (Friese Poort Academie)